empty basket
Ваша корзина пуста
Выберите в каталоге интересующий товар
и нажмите кнопку «В корзину».
Перейти в каталог
empty delayed
Отложенных товаров нет
Выберите в каталоге интересующий товар
и нажмите кнопку
Перейти в каталог
Заказать звонок
Оптимизация бизнес-процессов за счёт внедрения IT технологий
Санкт-Петербург
Например:
Вся Россия
Санкт-Петербург
или
Выбрать автоматически
Вся Россия
Санкт-Петербург
Москва
Ваш город
Санкт-Петербург
Заказать звонок
Войти

Оптимизация бизнес-процессов

Описание

Оптимизация бизнес процессов компании направлена на то, чтобы имеющийся порядок дел был изменен в лучшую сторону и эффективность работы повысилась. На словах это просто, и многие руководители прекрасно понимают теорию, но сложности начинаются на практике.

Без полного понимания текущей ситуации, описания имеющихся бизнес-процессов и вовлечения сотрудников в процесс, качественная оптимизация невозможна. Более того, иногда оптимизацию начинают проводить, по факту, только ради самой оптимизации. Естественно, что продуктивным такое решение не будет. О том, как подготовить бизнес и провести оптимизацию без ошибок, расскажет наш материал.

Что такое бизнес-процесс в компании

Чтобы оптимизировать бизнес-процесс, следует для начала его создать и запустить. Под процессом понимается определенная последовательность действий, чтобы получить какую-либо ценность для того, кто заказал этот процесс.

Для примера рассмотрим ситуацию заказа шкафа через интернет-магазин. Шкаф – цель заказчика. Он стоит у него в комнате. Этот вид мебели доставлен клиенту в квартиру согласно тому самому бизнес-процессу, организованному интернет-магазином.

Чтобы оптимизировать бизнес-процесс, требуется понимание принципов работы, а точнее – иллюстрация его функционирования плюс историческая информация. Последняя хранится в системах 1С, ERP, программах MS Office типа Excel. Извлекается она оттуда с использованием Process mining – методов построения бизнес-процессов на основе изучения данных о выполненных в системе операциях. Для получения иллюстрации достаточно почитать регламенты или пообщаться с коллегами.

Когда бизнес-процессы оптимизируют, это значит, что в них есть слабо звено.

Это может быть, во-первых, скорость действий. Например, долго выполняется заявка или возникает очередь, чтобы передать заявку в работу.

Во-вторых, стоимость. Недешево стоит запустить созданный процесс в работу, велики расходы на заработную плату. Может получиться так, что не будет заявок, и тогда простаивает оборудование и сотрудники.

В-третьих, отсутствие контроля. Никто не следит за тем, кто выполняет определенный пласт работ, на каком этапе находятся заявки клиентов.

Бизнес-процессы следует оптимизировать, чтобы понимать, что именно не нравится, что мешает осуществить цели, выраженные в числовом значении. Как раз для определения числового значения пригодится историческая информация, о которой говорилось выше. Цель может состоять из одного пункта, но обычно их несколько, взаимосвязанных между собой.

Что значит оптимизация бизнес-процессов

Понятия «оптимизации» и «сокращения» часто толкуют неверно, думая, что это одно и то же. Поэтому перед людьми, изучающими положение дел в компании, у работников появляется подсознательный страх. Но боятся тут нечего.

Оптимизация бизнес-процессов предполагает усовершенствование деятельности для выбора пути, который поможет достигнуть цели организации:

  • сократить время на выполнение операции;
  • снизить себестоимость товара, услуги;
  • повысить качество изделий и, как следствие, удовлетворенность покупателей;
  • достигнуть прозрачности операций, ресурсов и их распределения;
  • добиться усиления контроля за деятельностью организации;
  • высвободить ресурсы для развития предприятия;
  • совершенствовать систему управления и планирования.

Цель задается в зависимости от позиционирования компании на рынке и ее стратегии. Например, магазины премиум-сегмента делают акцент на качественные свежие эксклюзивные продукты. Супермаркеты эконом-класса обычно демпингуют, то есть предлагают недорогие товары, скидки, акции.

В работе по совершенствованию деятельности участвуют все сотрудники. Причем это участие требует внимания, сил, времени. Поэтому регулярные мероприятия такого рода – вещь дорогая и трудозатратная. Однако в жизненном цикле каждой компании наступает момент, который выводит ее деятельность на следующий этап эффективности. И его важно не упустить.

О наступлении момента для изменений свидетельствует ряд признаков:

  • принятие решений и их выполнение требует много времени, что возникает из-за несогласованности участников процесса, отсутствия ясно обозначенных этапов и сроков, отведённых на конкретное задание;
  • основные операции не контролируются, причем контроль должен быть не за конкретным работником, а за результатом, который он выдает;
  • качество выполняемых работ хромает;
  • нет разграничения сфер ответственности по уровням;
  • не работают связи между отделами, поэтому задания либо выполняются неверно, либо не выполняются вообще (например, отдел маркетинга разрабатывает новую ценовую акцию и выгружает информацию о ней на сайт, а отдел продаж не знает, что такая акция вообще существует, не озвучивает ее условия клиентам и даже не представляет, как выписывать товар со скидкой);
  • количество отделов и численность работников растет, а результаты работы не меняются.

Если в организации наблюдается хотя бы один из вышеперечисленных симптомов, то имеет смысл провести аудит, а затем оптимизацию процессов. Поводом к подобному мероприятию будут организационные изменения, новые системные внедрения, например, автоматизация работ. Кстати, последняя освобождает от труда часть работников, ранее занятых в ручных операциях и рутинных процессах. Все это стимулирует рост производства и интерес к новым нишам бизнеса.

Может получиться так, что пользы оптимизация не принесет. Особенно это касается небольших организаций, где нет смысла затевать дорогостоящие мероприятия, поскольку анализ результативности труда можно провести самостоятельно. Но в компаниях с численностью от 100 до 200 человек оптимизировать следует каждую сферу деятельности.

4 правила оптимизации бизнес-процессов компании

Бизнес оптимизируется обычно с целью повышения продаж, увеличения рабочей результативности, снижения недостатков. Чтобы созданная структура функционировала, проводится моделирование бизнес-модели действующего этапа.

Оптимизация не задача руководителей. Ею занимаются профессиональные организации с соответствующим образованием, которые владеют необходимыми методиками и работают по специальным технологиям.

На настоящий момент имеется много методов оптимизации. Они отличаются друг от друга правилами внедрения, продолжительностью и результативностью. Чтобы метод работал эффективно, существуют четыре принципа.

Первое правило. Основа оптимизации

Задача для выполнения данного правила – группировка бизнес-процессов для качественной и результативной работы. Сначала следует выделить все имеющиеся процессы, разбить их по группам и сформировать пиктограмму по параметрам:

  • продолжительности деятельности;
  • результат деятельности в цифрах, то есть прибыль;
  • достижения продукта/услуги на рынке;
  • рыночные риски;
  • специфика бизнеса;
  • сколько отделов, количество работников и руководителей в каждом, численность рабочих;
  • функционирование бизнес-процессов.

Полученная карта наглядно показывает все положительные и отрицательные стороны деятельности компании, промахи и удачи. Любое совершенствование деятельности требует детального разбора целей и задач, особенно тех, которые реализовать не удалось.

Второе правило. Чистим рыбу с хвоста

Это правило задает оценку мероприятиям от частного к общему. Внимание акцентируется на недостатках процессов. Например, в салоне класса «люкс» поставлена задача по продаже двадцати машин. В настоящий период продается всего десять машин.

Если специалист начнет разбирать ситуацию, то он учтет:

  • продолжительность деятельности салона;
  • сколько в нем трудится работников;
  • особенности рыночной ниши;
  • конкурентов;
  • политику цен;
  • привлекательные стороны для клиентов;
  • качество товаров и услуг.

По этим данным составляется график, демонстрирующий число продаж и действия для их повышения. После этого специалист дает оценку перспективам, высказывает рекомендации, позволяющие повысить продажи. Алгоритм следующий: постановка цели, оценка модели, ее внедрение.

Существует процесс «от общего к частному», который называется реинжиниринг, то есть изменение всего бизнес-процесса от его основы.

Третье правило. Гибкость процесса

Проводится дополнительное изучение взаимодействия процессов, когда компания работает стабильно на протяжение нескольких лет без явных улучшений и ухудшений в динамике. Но бывает так, что изменения полностью перенаправляют бизнес, и это отражается на звеньях, которые приносили прибыль. Гибкость как раз и подразумевает сглаженность отрицательных последствий, которые могут появиться после реструктурирования.

Четвертое правило. Человеческий фактор

Процесс совершенствования деятельности вызывает восторг не у всех работников. Новшества пугают многих, плюс к этому они часто влекут за собой сокращение рабочих мест. Однако конечной целью мероприятий является не уменьшение численности персонала, а перераспределение функционала для повышения эффективности бизнеса. В компании остаются только те люди, которые занимаются своими должностными обязанностями, выполняют поставленные задачи, соблюдают сроки, а все «ненужные» сотрудники исчезают.

Понятно, что те работники, которые выполняют обязанности, не связанные с получением прибыли, будут под ударом. Например, в компании есть отдел из четырех человек, который занимается маркетингом и развитием клиентской базы, а есть отдел доставки из двенадцати человек. Прибыль организации напрямую зависит от количества привлеченных клиентов, то есть от результатов работы первого малочисленного отдела. Отдел доставки оказывает меньшее влияние на прибыль, поэтому численность его сотрудников вполне можно оптимизировать.

Основные методы оптимизации бизнес-процессов

Специфика деятельности компании, ее цели и результаты диктуют организацию оптимизации бизнеса. Майкл Хаммер и Джеймс Чампи первыми в бизнес-литературе описали такой метод оптимизации бизнес-процессов как анализ рынка и способы расширения проекта.

Монография этих авторов под названием «Реинжиниринг бизнес-процессов» (Business process reengineering) – один из лучших материалов по реструктуризации бизнеса до сих пор. Но меняется рыночная ситуация, развивается бизнес, поэтому возникают новые методы.

Инжиниринг

Само слово является калькой с английского: engineering – технический. Также это понятие можно перевести с помощью глаголов проектировать, придумывать, устраивать, сооружать, изобретать. Представляет собой комплекс внедрения новых информационных технологий. Они помогают смоделировать организационную структуру деятельности компании. Само понятие инжиниринга находится между наукой и производством. То есть инжиниринг формирует технико-технологическую базу для производственной деятельности.

Под инжинирингом процессов подразумевается введение технологий менеджмента, а также управление отдельными отделами, так и всей компанией в целом. Платные услуги по инжинирингу предполагают консультации по улучшению эксплуатации и обслуживанию имеющихся объектов, налаживанию производства, продажам товаров. Инжиниринг бывает финансовый, консультативный и технологический.

Специалисты по инжинирингу должны быть с высшим инженерным и управленческим образованием, поскольку профессиональные и продуктивные консультации предполагают знания в инженерии.

Реинжиниринг

Понятие реинжиниринга подразумевает основательное переосмысление и перепроектирование процедур для достижения результативных показателей. Проще говоря, это отказ от имеющихся процессов полностью. Оптимизация и реинжиниринг бизнес-процессов компании подразумевает возможность с помощью внутреннего метода привлечь инвестиции и запустить новые технологии. Также реинжиниринг позволяет технологическому процессу вырасти плюс усовершенствовать технические средства. Применяются разные методы: кадровое сокращение и сокращение ресурсов, объединение отделов, разрывы «слепых мест» и прочее. Возможным риском может стать остановка процесса производства из-за изменения некоторых его частей.

Реинжиниринг подойдет для бизнеса, не приносящего реальной прибыли, оптимизация для которого будет лучшим вариантом, чем банкротство. Но в этом случае следует подготовиться к возможной приостановке производства.

Метод непрерывного совершенствования (Continuous Process Improvement - CPI)

CPI-метод планирует процесс с усовершенствованными этапами, которые подойдут под новые потребности бизнеса. Планирование динамического рынка, сложного для прогнозов, - задача непростая. Его основой является методология управления процессами, подразумевающая длительный период совершенствования деятельности, непрекращающийся производственный процесс. По данному методу нововведения в бизнес-процессах следует проводить поэтапно. Сначала они реализуются в отдельных подразделениях организации. Если результат будет положительный, то можно начинать этап внедрения во всей компании в целом. Параллельно ведется обучение персонала и передаются новые технологии.

Total Quality Management (TQM)

Метод предполагает создание продукта, отвечающего потребностям рынка. План разрабатывается параллельно с уже существующим проектом или с замещением прежнего товара. Все мероприятия подразумевают усовершенствование производственных процессов в ограниченный срок. Одно из главных условий, при котором реализуется Total Quality Management - документы системы качества. Также требования TQM подразумевают ориентацию на покупателя, ведущую роль топ-менеджеров, вовлеченность сотрудников в достижение целей, процессный подход, постоянное совершенствование работы, системный подход к управлению и т.п.

Совершенствование деятельности - особенный момент в развитии каждой компании. При выборе методов важна продолжительность мероприятий и результат. Бывают случаи, когда неграмотно разработанные мероприятия приводили к снижению производительности и прибыли бизнеса.

Как провести подготовку к оптимизации бизнес-процессов

Подготовка начинается с назначения руководителя, от работы которого зависит успешность проекта. Этот человек должен иметь подходящий характер, ресурсы и соответствующий статус. В небольших организациях такую роль берет на себя генеральный директор, в крупных компаниях - заместители руководителя по разным направлениям. Ставить на данную должность начальника отдела не совсем целесообразно, поскольку это грозит бюрократией и проблемными коммуникациями.

Состав проектной группы также важен. Оптимально, чтобы в ней работали специалисты компании и сторонние консультанты. Внутренние сотрудники занимаются совершенствованием существующих бизнес-процессов, а приглашенные работники обучают методам оптимизации.

Организацию-консультанта следует выбирать ответственно и тщательно. У нее должен быть опыт в своей сфере, положительные отзывы клиентов. Ценовой демпинг не следует считать приоритетом в выборе. Главное – узнать как можно больше о компании, поскольку на какое-то время она станет полноценным партнером, который будет иметь доступ к стратегической и даже секретной информации об организации-клиенте.

Сторонняя консалтинговая фирма оказывает услуги аудита, оптимизации бизнес-процессов, повышения профессионального уровня персонала. Материалов по данным вопросам много и в интернете, но все-таки имеет смысл обратиться к опыту специалистов по консалтингу, дабы не совершать грубых ошибок. Самообразование тоже будет не лишним, однако с участием профессионалов дело будет продвигаться быстрее и качественнее. Достаточно один раз качественно обучить собственных работников базовым технологиям, и платные услуги в дальнейшем не понадобятся.

Для совершенствования деятельности компании используется ряд инструментов.

  • Исключение. Используется для ликвидации расходов, помех, свободных итераций, а также сокращения транспортных путей.
  • Изменение. Используется для продвижения свежих алгоритмов, новых объемов работы, а также для улучшения технологий.
  • Упрощение. Подразумевает облегчение рабочего процесса, оформления заказов.
  • Ускорение. Предполагает использование последних технологий, в том числе автоматизацию участков с механическими работами.
  • Стандартизация. Заключается в использовании мировых стандартов деятельности.
  • Взаимодействие. Предполагает налаживание связей между отделами и введение в компании единой информационной системы.
  • Добавление. Подразумевает дополнение нового бизнес-процесса необходимыми звеньями.

Каждый из инструментов призван усовершенствовать деятельность и разграничить зоны ответственности отделов. Отсутствие границ снижает эффективность работы организации. Когда сотрудники подготовлены к переменам, можно делать первые шаги в этом направлении.

Нужна консультация?
Подробно расскажем о наших услугах, видах работ и типовых проектах, рассчитаем стоимость и подготовим индивидуальное предложение!
Задать вопрос
Проекты
Павелецкий молзавод
Сфера
Оптовая и розничная торговля
Дата
03.12.2021
Сайт
https://pavmolzav.ru
Рассчитать стоимость
Выставка коттеджей в Озерках
Сфера
Выставка коттеджей
Дата
18.02.2022
Сайт
https://www.ozerki-expo.ru/
Рассчитать стоимость
Рязанский пчеловод
Сфера
Торговля
Дата
16.01.2023
Сайт
https://pchelovod62.ru/
Рассчитать стоимость
Новые Технологии
Сфера
Промышленная торговля
Дата
06.05.2022
Сайт
https://nt-smt.ru/
Рассчитать стоимость
МОСФАСАД
Сфера
Промышленная торговля
Дата
29.11.2022
Сайт
https://mosfasad.org/
Рассчитать стоимость
Сертификаты
Задать вопрос
Подробно расскажем о наших товарах, видах и стоимости доставки, подготовим индивидуальное предложение для оптовых клиентов!
Задать вопрос
Дополнительные услуги