Оптимизация бизнес-процессов компании с помощью цифровых решений

Вроде бы теоретически все понятно, однако, применить некоторые шаги на практике бывает довольно сложно.

Приступить к процессам оптимизации можно только после тщательного анализа имеющейся ситуации, а также при привлечении дополнительного количества сотрудников в операции повышения эффективности. Зачастую, главной ошибкой многих компаний является проведение оптимизации по факту или в отношении одной единицы процесса. Это неверное решение, так как необходим комплексный подход к проблеме. Для того чтобы понимать и знать как проводить подготовительные мероприятия, следует изучить нашу статью.

В чем суть бизнес-проектов внутри компании

Для того чтобы привести все внутренние процессы к упорядоченной, грамотно работающей системе, необходимо грамотно изучить все направления возможной оптимизации. Это значит что перед началом процедуры стоит определить пошаговое выполнение и достижение целей, а также назначить ответственных.

Например, был оформлен заказ на комод через маркетплейс. В данной ситуации, мебельная единица – это цель заказчика, так как он желает его приобрести. Компания имеет определенную процедуру бизнес процесса, начиная от оформления заказа до его фактической доставки.

Чтобы оптимизировать бизнес-процесс, необходимо понимать суть и принципы работы. Помимо этого, для более точного определения целей повышения эффективности, стоит обратиться к архивным данным, которые хранятся на облаке систем 1С, ERP, программах MS Office. Извлекается информация с помощью Process mining – это методы выстраивания цепочки бизнес-проектов, которые получены на основе данных о систематических операциях. Для получения изображения можно обратиться к регламентам или получить их по итогам коллегиального собрания.

Стоит отметить, что если по итогам проведенной оптимизации наблюдается повышение эффективности звеньев работы или увеличивается результативность процессов, это говорит о наличии слабых элементов большой системы бизнеса. Зачастую, к таким местам можно отнести длительную обработку заявки и большое количество шагов ее исполнения. Еще, это может быть стоимость, ведь затраты на запуск любого проекта достигают немалых показателей, а несвоевременная обработка заявок приходит к простоям оборудования и персонала, что увеличивает время окупаемости материальных ценностей.

Также, из слабых звеньев можно отметить отсутствие межоперационного контроля, то есть за статусом исполнения заявки нет четкой прослеживаемости.

Бизнес-процессы подлежат оптимизации для четкого понимания хороших и плохих аспектов работы всех операций, а также определить, что мешает получению высоких показателей и результатов в их числовом представлении. Цель – это не один пункт, а целый список взаимосвязанных элементов, подходить к достижению которых необходимо комплексно и с умом.

Что подразумевается под оптимизацией бизнес-процессов

На практике существуют два понятия: оптимизация и сокращение. Зачастую, за чистую монету принимается второе, однако, эти два определения совершенно разные. Давайте посмотрим, что дает оптимизация и к сему приведет ее использованием внутри компании:

Оптимизация бизнес-процессов приводит к повышению эффективности и совершенствует деятельность организации на пути достижения поставленных целей:

• сократить простои и время, затрачиваемое на обработку одной операции;
• снизить затраты на производство единицы товара или услуги;
• повысить качество товара, не нарушая технологию, а совершенствуя ее современными методами;
• покрывать все потребности потребителей в полном объеме;
• привести распределение ресурсов к упорядоченности;
• усиление контроля за операциями внутри организации;
• найти дополнительные свободные ресурсы для развития компании и дальнейшего повышения эффективности;
• усовершенствовать аппарат управления и привести отдел планирования к стабильному формату работы.

Для постановки цели необходимо определить основные направления работы компании и оценить ее место на рынке. К примеру, магазины более высокого качества озадачены повышением сферой обслуживания клиента и поставкой исключительно качественных продуктов, отвечающих всех стандартам свежести. Супермаркеты эконом-класса обычно делаю акцент на количество клиентов, привлекая их недорогими товарами, продуктами, а также постоянными акциями и скидками.

В работе с процессами оптимизации необходимо привлечение всех звеньев и отделов компании, а также максимально заинтересовать сотрудников бросить свои силы, опыт и знания на благо развития. Для повышения уровня заинтересованности необходимо проводить регулярные встречи, созвоны, операционные комитеты, на которых можно выслушать доклады о предпринятых шагах, промежуточных результатах, а также планах на будущие мероприятия по повышению эффективности.

В каждой компании происходит этот переломный момент, который наглядно показывает о необходимости изменений. Вот основные признаки, на которые стоит ориентироваться:

• принимаемые решения становятся все более длительными, так как нет четкого алгоритма взаимодействия между сотрудниками, шагов исполнения, а также не проставлены сроки;
• отсутствует межоперационный контроль и нет закрепленных ответственных лиц за шагами оптимизации. Также отсутствует контроль со стороны руководства за статусом исполнения;
• качественный анализ выполняемой работы не дает положительных результатов, работоспособность и заинтересованность среди сотрудников снижается;
• нет разделения ответственных лиц за шагами, находящимися в их зоне компетентности;
• нет взаимодействия между отделами, что приводит к дестабилизации процесса. Например, маркетинговый отдел компании внедряет новую акционную программу, выгружая информацию о ней на официальный сайт, а отдел продаж не имеет понятия об этих изменения и как следствие, не сможет сообщить клиенту о скидках;
• результативность снижается даже при привлечении новых сотрудников.

При наличии хотя бы одного из вышеуказанных признаков, необходимо срочно обращаться за помощью к методам оптимизации и начинать активно работать в том направлении.

Не стоит ждать результатов слишком быстро, некоторые моменты могут получиться далеко не с первого раза, да и выбранное направление оптимизации может вообще не не принести пользы. Все зависит от масштабов компании, численности работников, а также целенаправленности процесса повышения эффективности.

Основные правила оптимизации бизнес-процессов

Бизнес необходимо оптимизировать для повышения прибыли, общей результативности компании, сокращении затрат и рисков. Для того, чтобы сформированная система функционировала на должном уровне, необходимо провести моделирования каждого этапа.

Оптимизация не является прерогативой аппарата управления. Для этого необходимо привлекать отделы, сотрудники которых имеют достаточное профильное образование, что позволит им найти слабые места и начать их исправлять.

Сегодня применяются несколько видов оптимизации, которые отличны друг от друга по разным направлениям. Но для того, чтобы процесс повышения эффективности прошел успешно, необходимо руководствоваться следующими подходами:

Первое правило. Основа оптимизации

Данное правило выполняется путем комплексного подхода, по результатам которой наблюдаются высокие показатели. Но для начала необходимо определить основные процессы и классифицировать их по группам:

• по длительности выполнения;
• по полученным цифровым результатам, то есть чистой прибыли;
• по достижениям продуктов на рынке;
• по оценке возможных рисков;
• по специфике бизнес-проекта;
• по количеству отделов, численности сотрудников;
• по основным направлениям функционирования бизнес-процессов.

Полученные данные по итогам классификации наглядно показывают положительные моменты деятельности и их слабые звенья, а также позволяет оценить риски.

Второе правило. Чистим рыбу с хвоста

Такое правило дает «трезвую» оценку всем шагам оптимизации. Особое внимание уделяется недостаткам процесса. К примеру, в автосалоне стоит план – продажа 20-ти машин за два месяца. На сегодняшнюю дату, оформлены лишь 10 машин. При детальном разборе получившейся ситуации, необходимо учесть:

• период работы автосалона;
• численность сотрудников;
• занимаемое место на рынке;
• конкурентоспособность;
• ценообразование и внутреннюю политику;
• привлекательность для клиентов;
• качество предоставляемых товаров и услуг.

Как только ответы на все вопросы получены, составляется график, на котором наглядно показано соотношение продаж с предпринятыми мерами. Далее, эксперт начинает оценивать перспективы и дает рекомендации, которые приведут к улучшениям. Зачастую, схема следующая: формулирование цели (шага), реализация в небольших объемах, оценка поведенного мероприятия и внедрение в основной процесс.

Третье правило. Гибкость процесса

Дальнейшая работа с процессами заключается в изучении качества взаимодействия на протяжении продолжительного периода. Динамика изменений позволяет своевременно корректировать любые действия, приносящие прибыль. Такая гибкость дает возможность провести рискориентированное исследование, сгладить отрицательные возможные последствия, а также провести реструктуризацию.

Четвертое правило. Человеческий фактор

Усовершенствование рабочей деятельности – это в конечном итоге радость для всех звеньев компании. Да, по началу, изменения могут восприниматься тяжело и противоречиво, однако сам процесс внедрения вовлекает и заинтересовывает. Бывает такое, что не все сотрудники выдерживают оптимизацию и покидают свои рабочие места, пугаясь итогов этих изменений. Однако, оптимизация – это не сокращение рабочих мест, это больше перераспределение функциональных звеньев, повышающее эффективность работы, то есть использование взаимозаменяемых сотрудников для решения тех или иных вопросов.

Основные методы оптимизации бизнес-процессов

В основном, планирование оптимизации зависит от специфики деятельности компании, об этом говорили еще М. Хаммер и Дж. Чампи, первые описавшими такой подход, приводящий к расширению задуманных проектов. Специфика деятельности компании, ее цели и результаты диктуют организацию оптимизации бизнеса.

Монография этих работ под названием «Реинжиниринг бизнес-процессов» (Business process reengineering) признана одной из наиболее значимых в реструктуризации современного бизнеса. Однако, перечень их методов периодически пополняется, так как рыночная ситуация стабильно изменяется во времени.

Инжиниринг

Это техническое определение, которое предполагает создание чего-то нового путем проектирования, изобретения, формирования. Это целый комплекс новых технологий в совокупности со знаниями и опытом сотрудников.

Под термином инжиниринг подразумевается внедрение технологий управления и менеджмента всеми звеньями компании. Инжиниринг также классифицируется как финансовый, консультативный и технологический.

Реинжиниринг

Такой подход носит реструктивный характер и предполагает отказ от привычных процессов для получения высоких показателей. Также реинжиниринг позволяет технологическому процессу вырасти и усовершенствовать техническое оснащение. В ходе применения метода, используются такие инструменты, как: сокращение численности сотрудников, объединение отделов, поиск «слепых зон» и тд. Единственное, что неоправданно при применении такого метода – это риск, связанный с остановкой одного звена процесса, который тормозит деятельность все остальных.

Реинжиниринг подойдет для таких проектов, которые не приносят стабильного дохода и применение методов оптимизации будет наилучшим решением, которое возможно позволит избежать банкротства. Однако, есть одно «но» – придется на время остановить технологический процесс, чтобы проработать все более детально.

Метод постоянного совершенствования (Continuous Process Improvement – CPI)

Такой метод планирует процесс, опираясь на новые этапы усовершенствование проекта. Так как рынок постоянно испытывает изменения и динамично развивается, то планирование и прогнозы – это сложно и довольно непросто. Главное руководствоваться методологией управления процессами повышения эффективности, которые применимы на продолжительный производственный процесс. Если компания решила обратиться к помощи данного метода, то все изменения вводятся поэтапно, то есть, прощупывая почву. Начиная испытания на малых объемах работ или продукции, необходимо смотреть на результат. Если он положительный, то можно разворачивать более масштабный проект с передачей новой технологии в разработку.

Total Quality Management (TQM)

Такой подход основан на создании продукта, который соответствует потребностям рынка на данный момент. Планирование проводится одновременно с идущим проектом, замещая ненужные звенья более эффективными элементами. Все мероприятия работают на результат, то есть усовершенствование процессов за непродолжительный период. Одно из основных условий – это поддержка и исполнение документов системы качества. Также требования TQM ориентируются на потребность потребителя, вовлеченность сотрудника, цели и системного подхода к каждому действию.

Постоянное улучшение поток основной деятельности – это очень важный аспект работы компании. Главное, выбрать правильный метод, который будут положительно и эффективно работать в системе бизнес-процессов, которые у каждой организации разные. На практике бывают ситуации, когда неправильно подобранная стратегия и выбранные шаги давали обратный результат и вовсе выводили компанию из статуса производительного и прибыльного центра. В таком случае, лучше более тщательно провести все подготовительные действия прежде чем приступить к масштабному внедрению технологии на общий объем.

Как подготовиться к оптимизации бизнес-процессов

Подготовительные мероприятия всегда начинаются с подачи идеи, которая может исходить как от штатного сотрудника, так и от руководителя, который изучит отчет о деятельности. Выданные назначения должны быть грамотно сформулированы, это во многом влияет на успешность процесса. Человек, который контролирует выполнение шагом оптимизации должен обладать высокими инициативными качествами, быть коммуникативным, а также уметь взаимодействовать и находить контакт со всеми сотрудниками и особенно, аппаратом управления.

Качественный состав исполнителей также очень важен в работе. Необходимо собрать такую команду, в которой будут аккумулированы не только собственные специалисты, но и консультанты или сотрудники иных компании, хотя бы на дистанционном уровне. Внутренние работники знают структуру и могут быть полезными в проработке процессов и шагов оптимизации, а специалисты со стороны могут предложить свежие идеи, руководствуясь собственным опытом или уже ранее внедренными изменениями.

Консультанты должны быть отобраны в соответствии с требованиями профессионализма и опыта работы. Зачастую компании прибегают к помощи специализированных организаций, которые предоставляют услуги оптимизаторов. Сторонняя консалтинговая фирма может помочь в проведении аудитов, оптимизации процессов бизнес-проекта, а также оценить уровень профессионализма сотрудников с последующим обучением.

На практике используется несколько эффективных инструментов:

• Исключение. Такой метод часто используется для ликвидации расходов и сокращения затрат на транспорт.
• Изменение. Свежие идеи и алгоритмы для повышения качества технологии и реализации новых объемов производства.
• Упрощение. Позволяет снизить затраты на выполнение мероприятий, операций и внутренних процессов.
• Ускорение. предполагает привлечение автоматизированных систем для помощи механическим процессам.
• Стандартизация. Использование признанных стандартов, на которых ориентируются крупные компании с мировым именем.
• Взаимодействие. Повышение качества взаимосвязи между отделами для формирования единого информационного центра.
• Добавление. Внедрение в план мероприятия необходимый шаг, который позволить вывести бизнес-процессы на новый уровень.

Каждый из перечисленных инструментов предназначен для повышения качества деятельности, эффективности и получения высоких показателей. Не стоит забывать и о выставлении сроков, так как отсутствие временного контроля приводит к снижению работоспособности и потере данных. Также не стоит забывать и о сотрудниках, а вовлекать их в процесс оптимизации путем премирования и отметки их деятельности на собраниях. Когда каждое звено готово к переменам и знает как достичь результата, он не заставит себя долго ждать.